Catálogo

Cobranza de cuotas, control de accesos y reserva de amenidades

Además de padrón y avisos: cobranza de cuotas, control de accesos en caseta y reserva de amenidades. WhatsApp es el canal de la comunidad; el portal es donde administración configura y atiende.

WhatsApp: Menú del residente, propietario y caseta

Portal: Administración y, si aplica, el menú en el celular

Caseta: Vigilancia o recepción operando el día

IA: Ayuda a redactar avisos, generar imágenes y comparar fotos de mascotas

Padrón y equipo

La base de todo: quién ocupa cada unidad, con qué rol y quién del equipo puede operarlo.

Propiedades y unidades

Portal

Arma el desarrollo (fraccionamiento, condominio, oficinas, consultorios, lotes o comercial) y cada casa, departamento o local.

Puedes

Dar de alta, editar o desactivar unidades con identificador, sección, piso y tipo

Ver ocupantes, mascotas y estado financiero de cada unidad

Importar el padrón masivo desde Excel o CSV, con vista previa

Filtrar por sección, ocupación y saldo: adeudo, a favor o en ceros

Subir el logo de la propiedad y los datos de dirección

Personas, roles y vigencias

Portal

Directorio vigente de propietarios, residentes e inquilinos. El teléfono es la llave; no hace falta que se registren solos.

Puedes

Asignar rol (propietario, residente o inquilino) y vigencia de ocupación

Marcar contactos principales: reciben avisos de caseta, paquetes y reservas

Reutilizar a la persona si el teléfono ya existe; una misma gente puede estar en varias unidades

Importar personas y aprovisionar acceso al portal con OTP por WhatsApp

Filtrar por rol, sección, unidad y contacto principal

Equipo administrativo

Portal

Varias propiedades en una organización, con permisos distintos para finanzas, operación o padrón.

Puedes

Invitar administradores por correo, a todas las propiedades o solo a algunas

Usar roles listos (dueño, general, finanzas, operación, padrón, solo lectura) o uno personalizado

Suspender o revocar accesos sin perder el historial

Ver la bitácora de quién invitó, cambió permisos o revocó

Comunicación

Deja de depender de un grupo saturado. Los avisos y el chat quedan ligados a la persona y a su unidad.

Avisos por WhatsApp

Portal

Comunicados que sí llegan, con audiencia exacta, acuse de lectura y ayuda de IA al redactar o ilustrar.

Puedes

Enviar a todo el padrón, ocupantes, propietarios, una sección, unidades o personas

Mejorar el texto con IA a partir de un borrador, o completar el aviso desde una imagen o PDF adjunto

Generar una imagen del comunicado con IA y usarla como adjunto

Adjuntar archivo, programar el envío o repetirlo ciertos días de la semana

Ver cuántos tienen WhatsApp, seguir entregas y confirmar lectura

Chat con administración y caseta

Portal

El residente pide hablar con el equipo. El asistente se pausa y la conversación queda en una bandeja, no en un celular personal.

Puedes

Abrir atención humana desde el menú de WhatsApp o el portal

Escribir texto y multimedia, con historial por persona y sus unidades

Ver no leídos, preview y quién atendió

Desde caseta, escribirle a una unidad

Desde un extravío, contactar al reportante con el contexto del reporte ya escrito

Accesos, caseta y convivencia

Caseta opera el día: visitas, paquetes, hallazgos y bitácora, con el padrón al corriente.

Visitas y QR

Portal

Caseta

El residente preautoriza; caseta valida. Si llega alguien sin aviso, se registra walk-in.

Puedes

Crear una visita o un grupo de invitados desde WhatsApp o el portal

Generar QR, capturar placas o INE según el flujo de la propiedad

Validar el pase en caseta y avisar al ocupante vigente

Registrar a quien llega sin prerregistro

Autorizar en caseta si el residente no contesta

Paquetería

Caseta

El aviso llega a quien vive en la unidad, no a un grupo ni a un dato vencido.

Puedes

Registrar el paquete con folio, paquetería y foto

Resguardar o marcarlo como “pasa a entregar”

Avisar al contacto principal vigente

Entregar con foto y nombre de quien lo recibe

Caseta por WhatsApp

Caseta

El personal de vigilancia opera desde el mismo número, con un menú de staff.

Puedes

Escanear QR de visitas, INE o placas

Ver prerregistros, reservas de amenidades y reportes de convivencia del día

Registrar un servicio y avisar a administración

Operar hallazgos y custodia de extravíos

Asignar o devolver conos, tarjetones u otro artículo de acceso

Convivencia

Portal

Reportes de ruido, mascotas o uso indebido, con evidencia y seguimiento privado. No sustituye a emergencias.

Puedes

Levantar un reporte con foto o nota desde WhatsApp o el portal

Revisarlo en la bandeja de operación

Responder, resolver o convertirlo en multa ligada a un cargo

Consultar los reportes activos desde caseta

Finanzas y cobranza

Del cargo al recibo: el residente consulta y paga en WhatsApp; administración cierra el periodo en el portal.

Cuotas, cargos y periodos

Portal

Reglas automáticas, excepciones por unidad y periodos mensuales que se pueden abrir, cerrar o reabrir.

Puedes

Definir conceptos, montos, recurrencia y qué unidades entran

Versionar reglas y poner excepciones por casa o departamento

Generar el periodo y ver omisiones

Cargar cargos manuales, ajustes, cancelaciones y prepagos de mantenimiento

Arrancar con saldos de apertura (adeudo o crédito)

Pagos del residente

Portal

Saldo a la mano. Paga en línea o sube el comprobante; administración acepta o rechaza.

Puedes

Consultar saldo o adeudo por WhatsApp o en el portal

Subir comprobante (foto o PDF) y dar seguimiento

Pagar ahora con tarjeta u OXXO, con recibo público

Decidir quién absorbe la comisión de la pasarela

Ver morosidad (admin): dos o más mensualidades u otros extras

Caja, bancos y conciliación

Portal

Efectivo del día, estado de cuenta y empate con lo cobrado.

Puedes

Abrir y cortar sesión de caja, con recibos en efectivo

Registrar cuentas bancarias e importar el estado de cuenta

Empatar movimientos con pagos y depósitos

Importar saldos, cargos y pagos desde Excel o CSV

Llevar catálogo de proveedores y cuentas de servicio (CFE, limpieza, jardín)

Módulos que se encienden por propiedad

No todas las comunidades los necesitan el primer día. Se activan cuando hacen falta; el menú de WhatsApp se oculta si están apagados.

Amenidades

Se enciende por propiedad

Portal

Caseta

Alberca, salón, gym: horarios, cupo y reglas, sin una hoja de Excel en caseta.

Puedes

Armar el catálogo con reglas, horario por día y folio de reserva

Exigir reserva o solo consultar horarios; definir cupo y duración del slot

Cobrar tarifa opcional y pedir saldo al corriente

Permitir invitados externos (puede generar una visita)

Reservar por WhatsApp o desde administración, avisar a caseta y cancelar o bloquear el calendario

Mudanzas y fletes

Se enciende por propiedad

Portal

Caseta

Permiso con QR y PDF. Caseta ve si ya llegó, si está en proceso o si no se presentó.

Puedes

Pedir mudanza, flete, menaje, grúa o entrega de tienda —entrada, salida o ambas

Configurar campos, aprobadores, depósito y tarjetón de acceso

Validar adeudo: bloquear, advertir o no validar

Aprobar, rechazar, pedir más información o cancelar

Dar seguimiento en puerta e incidencias; drenar o suspender el módulo si deja de usarse

Padrón de mascotas

Se enciende por propiedad

Portal

Registro por unidad, con foto y folio. Si hay un hallazgo, la IA compara esa foto con el padrón.

Puedes

Dar de alta perro, gato, ave u otra especie, con raza, sexo, tamaño y foto

Consultar o registrar desde WhatsApp (dueño u hogar) y gestionar en el portal

Marcar activa, extraviada o inactiva, y dar de baja con motivo

Ver miniatura en el listado y ampliar la foto en el detalle

Cuando hay un hallazgo, comparar fotos con IA contra este padrón (sugiere coincidencias; no identifica al dueño solo)

Extravíos

Se enciende por propiedad

Portal

Caseta

Pérdida o hallazgo de mascotas y objetos, con foto, custodia y coincidencias sugeridas por IA.

Puedes

Reportar pérdida o hallazgo: mascota, llaves, cartera, documento, electrónicos, ropa u otro

Controlar quién ve la foto y ampliarla en el detalle

Definir puntos de entrega y seguir la custodia (pendiente, en caseta, liberado…)

Comparar la foto de un hallazgo de mascota con el padrón y otros reportes mediante IA

Revisar, confirmar o descartar coincidencias, y contactar al reportante por chat

En el horizonte

Asambleas y votaciones, centro documental, calendario de jardín o fumigación, y una app nativa completa son visión comercial: aún no tienen el mismo alcance. Alojamientos de corta estancia se plantean después.

Empieza con el padrón y WhatsApp. Enciende el resto cuando lo necesites.

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